Agendas
Connectez Google Agenda ou Outlook pour que Nudge ne propose que vos vrais créneaux libres et inscrive chaque rendez-vous dans votre agenda.
Ce que fait un agenda connecté
Quand un closer a connecté son agenda, Nudge s'en sert de deux façons :
- Il lit les plages occupées. Les plages occupées de votre agenda de disponibilité sont retirées des créneaux proposés par le Website Agent et vos pages de réservation. Les visiteurs ne voient que les moments où vous êtes vraiment libre, dans vos horaires de travail et selon les règles de planification du formulaire.
- Il écrit les rendez-vous pris. Quand un rendez-vous est pris avec vous, Nudge crée l'événement dans votre agenda, avec le lien de visio et un court brief de la conversation. Quand le rendez-vous est annulé, l'événement est supprimé. Quand il est reprogrammé, l'ancien événement est supprimé et le nouveau est créé.
Deux fournisseurs sont pris en charge :
| Fournisseur | Cartes du catalogue | Active aussi |
|---|---|---|
| Google Agenda, Gmail | Les liens Google Meet | |
| Microsoft | Outlook | Les réunions Microsoft Teams |
Chaque membre de l'équipe connecte son propre agenda. Un rendez-vous est toujours inscrit dans l'agenda de la personne qui le tient.
Déjà connecté ?
Si vous vous connectez à Nudge avec Google ou Microsoft, votre agenda a été connecté en même temps : la connexion demande le même accès à l'agenda. Vérifiez le badge Connecté sur la page Google Agenda ou Outlook.
Connecter votre agenda
Ouvrez la carte de l'agenda
Allez dans Intégrations et cliquez sur Connecter sur Google Agenda ou Outlook. Vous pouvez aussi ouvrir la page de l'outil et utiliser Connecter sur la carte Google Meet et Agenda ou Microsoft Teams et Outlook.
Vérifiez les accès
La fenêtre liste ce que Nudge fera dans votre agenda et les accès demandés. Pour Google :
- Créer et modifier les événements que Nudge pose dans votre agenda
- Lire vos plages occupées, pour ne proposer que du libre
- Lire la liste de vos agendas, pour que vous choisissiez lequel
Pour Microsoft :
- Lire votre agenda et y écrire les rendez-vous
- Créer les réunions Teams des rendez-vous
Validez avec le bon compte
Cliquez sur Continuer vers …, choisissez votre compte et validez. Utilisez le compte dont l'adresse e-mail est la même que celle de votre compte Nudge. Sinon, la connexion est refusée avec un message qui vous demande de choisir le compte portant la même adresse.
Choisissez vos agendas
De retour dans Nudge, la carte indique Connecté. Descendez jusqu'à Paramètres du calendrier pour choisir les agendas à utiliser (voir ci-dessous).
Paramètres du calendrier
La carte Paramètres du calendrier se trouve sur la page de chaque outil d'agenda ou de visio (par exemple Intégrations › Google Agenda). Elle s'applique à vous, pas à toute l'équipe.
| Réglage | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Fournisseur de calendrier | Google Calendar ou Microsoft Outlook : le fournisseur utilisé pour votre disponibilité et vos événements. |
| Vérifier la disponibilité sur | L'agenda d'où sont lues vos plages occupées. Elles disparaissent des créneaux que vous proposez. |
| Créer les événements dans | L'agenda où sont créés les rendez-vous. Vous devez avoir le droit d'y écrire : l'événement est créé avec votre compte. |
Les deux champs utilisent par défaut votre agenda principal. Ouvrez la liste pour choisir un autre agenda auquel vous avez accès. Si l'agenda voulu n'y figure pas, choisissez Saisir un identifiant d'agenda… et collez son identifiant (pour Google, il se trouve dans les paramètres de l'agenda, rubrique Intégrer l'agenda). Choisir dans mes agendas fait revenir la liste.
Cliquez sur Enregistrer les préférences de calendrier pour appliquer.
Un formulaire peut aussi définir son propre agenda de réservation dans ses réglages de planification. Dans ce cas, les rendez-vous pris par ce formulaire sont créés dans cet agenda plutôt que dans celui choisi dans Créer les événements dans.
Deux agendas différents
Si Créer les événements dans et Vérifier la disponibilité sur désignent deux agendas différents, Nudge affiche un avertissement. Un rendez-vous ajouté à la main dans le premier ne bloquera pas vos créneaux, puisque la disponibilité n'est lue que dans le second. Les rendez-vous pris via Nudge restent protégés : deux réservations Nudge ne peuvent jamais se chevaucher pour vous.
Pourquoi un agenda manque dans la liste
La liste ne montre que les agendas auxquels vous êtes abonné. Un agenda partagé que vous n'avez pas ajouté à votre propre affichage n'apparaît pas : ajoutez-le d'abord dans Google Agenda ou Outlook, ou saisissez son identifiant à la main.
Si la liste reste vide alors que vous êtes connecté, déconnectez puis reconnectez votre compte pour que le fournisseur redemande l'accès à la liste de vos agendas.
Déconnecter un agenda
Ouvrez la page de l'outil (par exemple Intégrations › Google Agenda) et cliquez sur Déconnecter, dans l'en-tête ou sur la carte du fournisseur.
La déconnexion ne retire que votre propre connexion. Les agendas de vos collègues restent connectés. Une fois déconnecté :
- Nudge ne lit plus vos plages occupées chez ce fournisseur.
- Les nouveaux rendez-vous pris avec vous ne sont plus inscrits dans cet agenda, et aucun lien Google Meet ou Teams ne peut être créé pour vous.
- Les événements déjà présents dans votre agenda restent en place.
Pour retirer aussi l'accès de Nudge côté fournisseur, supprimez-le de la page des accès tiers de votre compte Google ou des autorisations d'applications de votre compte Microsoft.
Voir Autorisations et déconnexion pour le détail.
Conseils
- Connectez-vous avant la mise en ligne. Sans agenda connecté, Nudge ne voit pas vos autres réunions et peut proposer un créneau où vous êtes déjà pris.
- Chaque closer connecte son propre compte. Demandez à chaque personne qui tient des rendez-vous de connecter son agenda. Si votre rôle n'ouvre pas Intégrations, se connecter à Nudge avec Google ou Microsoft connecte aussi votre agenda.
- Seuls les événements occupés bloquent un créneau. Sur Outlook, les événements affichés Occupé ou Provisoire bloquent un créneau ; ceux affichés Disponible, Travail ailleurs ou Absent ne le bloquent pas. Sur Google, les événements marqués Disponible ne bloquent pas de créneau.
- Les horaires de travail s'appliquent toujours. L'agenda ne fait que retirer les plages occupées. Vos horaires et les règles de planification (durée, battement, délai minimum, fenêtre) décident des créneaux qui existent au départ. Voir Formulaires et planification.