Règles de planning et closers
Réglez la durée des rendez-vous, le délai minimum, les pauses et la fenêtre de réservation, choisissez comment répartir les rendez-vous entre closers et fixez les horaires de chacun.
Qui sont les closers
Les closers sont les membres de votre équipe qui prennent les rendez-vous réservés par Nudge. Chaque membre actif dont le rôle permet de prendre des appels est un closer : il apparaît dans Rendez-vous › Disponibilités et reçoit des rendez-vous. Vous les invitez et les gérez dans Équipe et rôles.
Pour que Nudge propose les créneaux d'un closer, connectez son agenda (Google Agenda ou Outlook) dans Intégrations. Seuls les créneaux libres dans l'agenda de chacun sont proposés, et les rendez-vous sont créés dans cet agenda.
Les règles du Website Agent
Ouvrez Rendez-vous, puis l'onglet Disponibilités. Sous Comment le Website Agent prend les RDV, cinq règles valent pour tous les closers :
| Règle | Choix | Effet |
|---|---|---|
| Durée d'un RDV | 15, 30, 45 ou 60 min | La durée de chaque rendez-vous. |
| Délai avant le premier créneau | Aucun, 1 h, 2 h, 4 h, 24 h | Évite un rendez-vous juste après la demande. |
| Pause entre deux RDV | 0, 5, 10, 15 ou 30 min | Le temps de préparer le suivant. |
| Réservable jusqu'à | 7, 14, 30, 60 ou 90 jours | Au-delà, le prospect est relancé plus tard. |
| Lien de visio | Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Lien personnalisé | Ajouté à l'invitation et au brief. |
Valeurs par défaut : 30 minutes, 1 heure de délai, 15 minutes entre deux rendez-vous, 14 jours à l'avance, Google Meet.
Ces règles sont enregistrées en même temps sur le formulaire conversationnel du Website Agent et sur son formulaire de RDV : le chat et le formulaire de RDV proposent donc toujours les mêmes créneaux. Si votre espace n'a pas encore de formulaire conversationnel, l'écran indique que ces règles ne s'appliquent à rien pour l'instant.
Les cinq mêmes réglages existent pour chaque formulaire dans Paramètres › Formulaires › Planning, avec d'autres options (incrément des créneaux, plafonds quotidien et total, doublons, accompagnants, agenda où créer les événements). Voir Réglages des formulaires.
Répartir les rendez-vous entre closers
Sous Qui reçoit les RDV, choisissez la Répartition pour toute l'équipe :
- À tour de rôle — les closers reçoivent les rendez-vous chacun leur tour, avec le même poids.
- Selon les résultats — la part de chaque closer suit son taux de closing des 30 derniers jours : ceux qui concluent le plus reçoivent plus de rendez-vous.
Quand plusieurs closers sont libres au même moment, le créneau n'est proposé qu'une fois et la répartition décide qui le reçoit. Si un seul closer est libre, c'est lui qui a le rendez-vous.
Changer la répartition demande le droit de gestion de l'équipe, car elle est enregistrée sur chaque membre.
Régler les horaires de travail
Chaque closer de la liste affiche son agenda connecté (ou Aucun agenda connecté). Cliquez sur Modifier à côté d'un closer pour ouvrir ses Horaires :
- Pour chaque jour, réglez De et À, ou marquez le jour Indisponible.
- Sans horaires enregistrés, Nudge applique du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h, et l'indique.
- Les jours fériés et les absences posées dans l'agenda sont retirés automatiquement.
Les closers peuvent aussi régler leurs propres horaires dans Mon compte › Mes horaires : « les heures pendant lesquelles un visiteur peut réserver un appel avec vous ». Un jour marqué off n'offre aucun créneau. Voir Profil.
Diriger les leads vers un closer
Par défaut, les rendez-vous suivent la répartition. Pour envoyer certains leads à une personne précise, ajoutez des règles de routage à un formulaire : Paramètres › Formulaires › Par formulaire, choisissez le formulaire, puis Assignation.
- Cliquez sur Ajouter une règle de routage.
- Choisissez un Champ du formulaire et la Valeur qui déclenche la règle, par exemple Pays = Allemagne.
- Sous Attribuer à, choisissez le closer.
Les règles sont vérifiées dans l'ordre et la première qui correspond l'emporte (la comparaison ignore majuscules et minuscules). Le visiteur ne se voit alors proposer que les créneaux de ce closer. Par défaut : Round-robin : si aucune règle ne correspond, les leads sont répartis entre les closers disponibles.
Sur un formulaire classique, vous pouvez aussi laisser le visiteur choisir : ajoutez un bloc Sélecteur de closer (et éventuellement un bloc Infos closer pour afficher le closer assigné). Voir Formulaires.
Les rendez-vous à plusieurs
La Réservation collective ne propose que les créneaux où tous les participants choisis sont libres, par exemple un commercial et un expert technique. Activez-la dans Paramètres › Formulaires › Assignation : Activer le mode collectif, puis Sélectionner les participants requis.
Les visiteurs peuvent aussi ajouter leurs propres accompagnants si Autoriser les accompagnants est activé (Paramètres › Formulaires › Planning), dans la limite du Nombre max d'accompagnants par rendez-vous.
Plafonds et doublons
Dans Paramètres › Formulaires › Planning :
- Rendez-vous quotidiens max par closer arrête de proposer les créneaux d'un closer quand il a atteint ce nombre de rendez-vous dans la journée.
- Rendez-vous max au total (par formulaire) ferme un formulaire après un certain nombre de réservations, par exemple pour une offre limitée.
- Empêcher les doublons de rendez-vous bloque une deuxième réservation avec le même e-mail.
- Reprogrammer avec le même hôte garde le même closer quand un visiteur déplace son rendez-vous.
Depuis un assistant IA
Les mêmes règles sont accessibles à un assistant IA connecté via MCP : lire les règles, les modifier, changer la répartition et mettre à jour les horaires d'un closer. Voir API et MCP.